За ошибки при оформлении путевого листа юридическим лицам, ИП и должностным лицам грозят штрафы от 500 до 100 000 рублей. Как избежать нарушений и сохранить финансы?
Путевой лист — обязательный документ для компаний, занимающихся перевозками. Его отсутствие может обнаружиться при проверке на дороге сотрудниками ГИБДД, которые вправе запросить документ наряду с водительскими правами и страховкой. Если путевого листа нет, это грозит штрафом как водителю, так и компании (п. 2 ст. 6 закона № 259-ФЗ). Инспекция труда также может проверить наличие путевого листа в ходе аудита, а его отсутствие приведет к штрафу и для компании.
Причины штрафа: отсутствие документа создает у проверяющих подозрения в незаконных перевозках и нарушениях норм труда и отдыха водителей.
Размер штрафа: предупреждение или штраф в 500 рублей (ст. 12.3 КоАП РФ).
Как избежать: водитель, едущий по личным делам, должен объяснить это проверяющему. В случае служебной поездки путевой лист обязателен даже при отсутствии груза или пассажиров.
Ошибки или отсутствие данных в строках «предрейсовый медицинский осмотр» и «технический осмотр» также приведут к штрафам. Эти строки должны заполнять квалифицированные специалисты, прошедшие специальное обучение. Неполные или неверные данные могут трактоваться как нарушение охраны труда.
Причины штрафа: недостоверные данные по медосмотру и техническому состоянию автомобиля увеличивают риск ДТП.
Размер штрафа:
Как избежать: выполнение медосмотра обязательно для всех, кроме экстренных оперативных служб (Приказ Минтранса России от 11.09.2020 № 368). Важно также не вводить в заблуждение, считая, что если водитель не числится в штате, медосмотр не обязателен.
ФНС также может оштрафовать организацию за неверное заполнение путевого листа, если он не подтверждает затраты на топливо. Данные в путевом листе должны полностью соответствовать требованиям (Приказ Минтранса России от 11.09.2020 № 368). Отсутствие корректной информации может привести к доначислению налога.
Причины штрафа: неправильное заполнение документа может быть расценено как попытка скрыть расходы или снизить налогооблагаемую прибыль.
Размер штрафа: до 20% от доначисленного налога на прибыль (п. 1 ст. 122 НК РФ). Штраф рассчитывается как сумма расходов на зарплату, ГСМ и амортизацию, умноженная на 0,04.
Как избежать: путевой лист должен подтверждать затраты на топливо, иначе ФНС исключит их при расчете налога. Иногда суд поддерживает налогоплательщиков, если компания не является транспортным предприятием и может подтвердить расходы актами на списание топлива (например, Постановление ФАС Московского округа от 18.09.2013). Однако отказ от подтверждения затрат в путевом листе все равно рискует привести дело в суд.
При отсутствии путевого листа или при обнаружении нарушений в его заполнении, транспортное средство действительно может быть отправлено на штрафстоянку. Срок задержания может достигать до 45 дней, в зависимости от характера нарушения. Это происходит, потому что отсутствие или неверное оформление путевого листа может быть расценено как попытка уклониться от соблюдения требований по безопасности и учёту деятельности транспортного средства.
Следуя требованиям и корректно заполняя путевые листы, компании могут избежать штрафов и вопросов со стороны проверяющих органов.