Электронные путевые листы: как организовать законно и удобно

МЕДСТАР

Электронные путевые листы

Выпускайте транспорт на линию быстрее, контролируйте рейсы онлайн и сокращайте затраты на оформление документов.

Электронные путевые листы — это современный формат работы с автопарком, который помогает отказаться от бумажной рутины, ускорить выпуск транспорта и сделать все этапы рейса прозрачными для компании.

С ЭПЛ проще контролировать работу диспетчера, водителя, врача и механика, а вся информация по поездке хранится в электронном архиве и всегда доступна для проверки.

Быстрый выпуск на линию

Онлайн-контроль рейсов

Электронный архив

Почему стоит перейти на электронные путевые листы уже сейчас

Оформление рейса проходит в несколько раз быстрее

Бумажный путевой лист требует времени на заполнение, передачу между сотрудниками, подписи и хранение. В среднем на это уходит от 10 до 20 минут.

С электронным путевым листом все этапы проходят значительно быстрее: документ создается в системе, автоматически направляется ответственным специалистам и подписывается электронной подписью. В результате выпуск транспорта на линию можно сократить до нескольких минут.

Снижаются расходы на каждый путевой лист

Бумажный документооборот — это не только стоимость печати. Это еще и время сотрудников, ручное заполнение, исправления, хранение в архиве и поиск документов при проверках.

Если учитывать все сопутствующие расходы, одна бумажная путевка обходится компании в среднем в 30–55 рублей и более. Электронный формат позволяет заметно сократить эти затраты и сделать процесс дешевле и удобнее.

Документы не теряются и не портятся

Бумажный путевой лист можно забыть, потерять, повредить или ошибочно отправить не в тот архив. Электронный документ защищен от таких проблем.

ЭПЛ хранится в системе, не требует ручной сортировки и всегда доступен для просмотра. Это особенно важно для компаний с большим количеством автомобилей и ежедневных рейсов.

Как работает электронный путевой лист

Переход на ЭПЛ не усложняет работу сотрудников — наоборот, делает ее проще и быстрее. Схема работы выглядит так:

ШАГ 1

Диспетчер создает путевой лист

Документ формируется в системе за несколько кликов. После этого его можно сразу направить на следующие этапы — врачу и механику.

ШАГ 2

Водитель получает доступ к документу

Он видит свой путевой лист и проходит обязательные процедуры перед рейсом: медицинский осмотр и технический контроль транспортного средства.

ШАГ 3

Медицинский работник проводит осмотр

Врач или медработник быстро находит нужный документ в системе и подтверждает прохождение предрейсового осмотра электронной подписью.

ШАГ 4

Механик проводит технический контроль

После проверки автомобиля механик подписывает путевой лист электронной подписью и подтверждает готовность транспорта к выезду.

ШАГ 5

Водитель выходит на рейс

После прохождения всех этапов водитель может отправляться по маршруту. Для проверки на дороге используется специальный QR-код, который доступен даже в случаях, когда нет стабильной связи.

ШАГ 6

После завершения поездки ЭПЛ закрывается

При возвращении транспорта механик или ответственное лицо вносит данные о пробеге, остатках топлива и завершает оформление документа.

РЕЗУЛЬТАТ

Документ автоматически уходит в электронный архив

Ничего не нужно распечатывать, сканировать или вручную переносить в папки. Путевой лист сохраняется в системе и при необходимости легко находится.

Что получает компания после перехода на ЭПЛ

Электронные путевые листы помогают не просто заменить бумагу на цифровой формат, а выстроить более удобную систему управления автопарком. Компания получает:

быстрый выпуск транспорта на линию;

сокращение времени на оформление рейсов;

понятный контроль всех этапов движения документа;

снижение расходов на бумажный документооборот;

надежное хранение данных;

удобную работу с архивом;

готовность к проверкам и подтверждению данных по рейсу.

Электронные путевые листы и медицинские осмотры

Для транспортных компаний особенно важно, чтобы в системе был корректно организован предрейсовый медицинский осмотр водителя. Это обязательная часть путевого листа, без которой выпуск транспорта на линию невозможен.

Почему компании выбирают МЕДСТАР

МЕДСТАР помогает внедрить электронные путевые листы без лишней нагрузки на сотрудников и без сбоев в ежедневной работе автопарка. Мы берем на себя медицинскую часть процесса и помогаем выстроить понятную схему взаимодействия между диспетчером, водителем, врачом и механиком.

Подключите электронные путевые листы

Переход на ЭПЛ — это шаг к более быстрому, прозрачному и экономичному управлению транспортом.

Оптимизируйте документооборот и упростите работу с электронными путевыми листами.

Услуги для юридических лиц

+7 (495) 109-21-23

Или закажите обратный звонок — специалисты МЕДСТАР подберут решение под задачи вашей компании.