Электронные путевые листы: как перейти и что для этого нужно?

Современные технологии упрощают ведение транспортной документации, и все больше компаний переходят на электронные путевые листы (ЭПЛ). Этот формат позволяет сократить бумажную работу, повысить контроль за транспортными средствами и снизить риски ошибок. Разберем, как перейти на электронные путевые листы, какие требования нужно учитывать и что потребуется для их внедрения.

Что такое электронный путевой лист?

Электронный путевой лист — это цифровая версия стандартного бумажного документа, который подтверждает право водителя на выполнение рейса и фиксирует все данные о поездке. Он содержит ту же информацию, что и бумажный вариант, но оформляется, передается и хранится в цифровом виде.

С 1 сентября 2023 года в России вступили в силу изменения в законодательстве, которые позволяют компаниям отказаться от бумажных путевых листов и использовать их электронные аналоги.

Преимущества электронных путевых листов

• Экономия времени — водителям и диспетчерам не нужно тратить время на заполнение бумажных документов.
• Снижение ошибок — исключается риск потери документов, нечитаемых записей и исправлений.
• Автоматический контроль и учет данных — система фиксирует маршрут, расход топлива и время в пути.
• Легкость хранения и поиска — цифровые документы не требуют места для архивации, их можно найти за секунды.
• Соответствие законодательству — электронные документы имеют юридическую силу и защищены от подделок.

Как перейти на электронные путевые листы?

1. Выбор оператора ЭПЛ

Для работы с электронными путевыми листами необходимо подключиться к аккредитованному оператору, который обеспечивает их создание, подпись, хранение и передачу. Это могут быть компании, предоставляющие системы учета транспорта, диспетчеризации и мониторинга ГЛОНАСС/GPS.

2. Оформление электронной подписи

Для подписания электронных документов водителям, механикам и медикам, проводящим предрейсовые осмотры, потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Ее можно получить в удостоверяющем центре, аккредитованном Минцифры России.

3. Настройка программного обеспечения

Необходимо выбрать и настроить специализированное ПО для работы с ЭПЛ. Некоторые сервисы предлагают интеграцию с системами бухгалтерского учета, мониторинга транспорта и предрейсового контроля.

4. Обучение сотрудников

Перед запуском системы важно провести обучение персонала:

• Водители должны уметь работать с электронной подписью и путевыми листами в мобильном приложении или через терминалы.
• Медработники и механики — подписывать результаты осмотров в цифровом формате.
• Диспетчеры и бухгалтеры — получать и обрабатывать данные в системе.

5. Интеграция с контролирующими органами

Электронные путевые листы можно автоматически передавать в ГИБДД, ФНС и Ространснадзор при необходимости. Это снижает риски проверок и штрафов за отсутствие документации.

Какие документы нужны для перехода?

Чтобы официально использовать ЭПЛ, организация должна:

• Разработать локальный нормативный акт, регламентирующий порядок ведения электронных путевых листов.
• Заключить договор с оператором, обеспечивающим их оформление и хранение.
• Получить электронные подписи для ответственных сотрудников.
• Настроить систему учета и документооборота.

Переход на электронные путевые листы — это удобное решение, которое помогает снизить административные затраты, повысить контроль за автопарком и упростить документооборот. Своевременная настройка системы и обучение персонала позволят избежать проблем при переходе и максимально использовать преимущества цифрового документооборота.