Переход на цифровые документы охватывает всё больше сфер, и транспортная отрасль — не исключение. Сегодня всё больше компаний и индивидуальных предпринимателей отказываются от бумажных путевых листов в пользу электронных. Это не просто удобство, а шаг к прозрачности, контролю и автоматизации.
Но кто именно может применять электронный путевой лист и как это правильно сделать?
✅ Кто имеет право использовать электронный путевой лист?
Использовать электронный путевой лист (ЭПЛ) могут:
- Юридические лица и ИП, осуществляющие перевозки на собственном, арендованном или лизинговом транспорте;
- Компании, занимающиеся грузоперевозками, пассажирскими перевозками, логистикой и доставкой;
- Организации с собственным автопарком, где необходимо вести учёт пробега, топлива и технического состояния ТС;
- Государственные и муниципальные учреждения, применяющие служебный транспорт;
- Таксомоторные компании, каршеринги и службы доставки.
Важно: электронный путевой лист должен формироваться в соответствии с требованиями законодательства — он должен содержать те же данные, что и бумажный, и быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
📲 Какие условия должны быть соблюдены?
Чтобы начать использование ЭПЛ, необходимо:
- Подключиться к электронной системе учета — это может быть специализированный программный продукт или онлайн-сервис;
- Иметь УКЭП у ответственных лиц: механика, медика, водителя, диспетчера;
- Организовать хранение электронных документов в соответствии с законодательством (не менее 5 лет);
- Настроить обмен данными с бухгалтерией, ИТ-отделом, службой логистики и контролирующими органами (при необходимости).
💡 Преимущества перехода на электронный формат
- Экономия времени и бумаги — больше не нужно распечатывать и хранить кипы бумаг;
- Удобный контроль за маршрутом, временем выезда и возврата, расходом топлива;
- Меньше ошибок — автоматические проверки данных и контроль корректности заполнения;
- Быстрый доступ к информации для бухгалтерии и руководства;
- Готовность к проверкам — документы легко выгружаются и соответствуют нормам.
⚖️ Законодательная база
Применение электронных путевых листов регламентируется:
- Федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
- Приказом Минтранса РФ от 11 сентября 2020 г. № 368;
- Налоговым кодексом РФ (в части подтверждения расходов на ГСМ).
Электронный путевой лист — это современный, удобный и полностью легитимный инструмент для организаций, использующих транспорт. Он подходит как крупным автопаркам, так и малому бизнесу, позволяет снизить административную нагрузку и повысить прозрачность документооборота.
В МЕДСТАР вы можете оформить необходимые документы и получить профессиональные консультации.
📞 Свяжитесь с нами по телефону +7 (495) 109-21-23 или Закажите обратный звонок , чтобы обсудить условия и заказать услугу.
