Срок хранения путевых листов

Согласно законодательству Российской Федерации, срок хранения путевых листов зависит от их назначения и роли в документообороте организации.

Основные требования к срокам хранения

1. Бухгалтерская документация

• Если путевой лист используется для подтверждения расходов на топливо, амортизацию или ремонт автомобиля, он относится к первичным бухгалтерским документам.
• Срок хранения: не менее 5 лет после отчетного года, как установлено статьей 29 Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

2. Документы, связанные с налогообложением

• Для целей налогового учета путевые листы также необходимо хранить не менее 4 лет, в соответствии с пунктом 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ.

3. Архивные правила и кадровая документация

• Если путевой лист связан с вопросами учета рабочего времени водителей, он может быть частью кадровых документов.
• Срок хранения: 50 лет для случаев учета стажа работников, если путевой лист влияет на расчет заработной платы или пенсионных начислений (в соответствии с Приказом Минкультуры РФ №558 от 25.08.2010).

Рекомендации по хранению

Храните путевые листы в архиве организации в бумажном или электронном виде.

Убедитесь, что документы защищены от порчи и соответствуют требованиям налогового и бухгалтерского учета.

Ответственность за несоблюдение сроков хранения

Недостаток или отсутствие документов при проверке может привести к налоговым санкциям, штрафам и исключению расходов из базы налогообложения. Оптимальный срок хранения путевых листов — 5 лет. Однако, если они связаны с учетом рабочего времени или пенсионными начислениями, рекомендуется продлить срок хранения до 50 лет.